Табель т 12 бланк образец заполнения. Заполняем табель учета рабочего времени: важный документ для расчета зарплаты

Каждый работодатель обязан вести такой документ, как табель учета рабочего времени. Он в реальном режиме отображает количество часов, которые отработал сотрудник, либо его неявки на работу по разным причинам.

На основании правильно заполненного документа будет производиться начисление зарплаты за отдельно взятый расчетный период.

Законодательством предусмотрена типовая форма табеля учета рабочего времени, которая будет либо заполняться вручную, либо в автоматическом режиме — формы Т-12 и Т-13. Бланк табеля форма Т-12 и образец его заполнения можно скачать внизу статьи в формате word бесплатно.

Табель учета рабочего времени, это та форма документа, к заполнению которой надо отнестись с особой внимательностью. Ведь от того, насколько правильно он будет заполнен, будет зависеть заработная плата работника.

К нему же можно обратиться в случае какого-либо спора, связанного с количеством отработанных часов. Именно поэтому все проверяющие органы считают своим долгом затребовать табель при любой проверке. Если табель учета рабочего времени будет содержать ошибки и неточности, то работник, ответственный за его заполнение, может быть подвержен дисциплинарному наказанию.

Образец заполнения Т-12

В большинстве организаций работу по заполнению формы Т-12 ведут кадровики, а в их отсутствие бухгалтер, также это может быть начальник подразделения. Любой из этих сотрудников скажет, что документ начинается с головы – то есть с наименования организации, структурного подразделения (если оно имеется), номера документа и даты его заполнения.

Дальнейшим шагом будет оформление таблицы бланка Т-12 по каждому из работников организации. Так как форма унифицирована, то заполнение граф не будет вызывать вопросов – в ней предусмотрены порядковый номер, фамилия и инициалы работника, его должность, а также табельный номер.

После этого можно приступать непосредственно к самим отметкам о явках на работу или отсутствии на ней по каждому числу месяца. Так как на каждого работника предусмотрена двойная строка, то в верхней части проставляется цифра или буква, обозначающая код рабочего времени, а в нижней – количество отработанных часов. В зависимости от того был сотрудник в этот день на работе или отсутствовал, ему ставится «Я» — 8 (если он отработал весь рабочий день) или «Б» — 0 (если он болел). Так заполняются данные на каждый день месяца. Естественно, что практически на каждый случай неявки предусмотрен свой код.

Унифицированная форма Т-12 — документ двойного назначения. Чаще всего он применяется как табель учета рабочего времени. В данной статье мы рассмотрим особенности заполнения формы и расскажем, где ее найти.

Назначение унифицированной формы Т-12

Ведение работодателем (фирмой или ИП) учета отработанного сотрудниками времени является его обязанностью (ст. 91 ТК РФ). Форма такого учета не регламентирована и может разрабатываться работодателями самостоятельно. Также можно использовать одну из форм, разработанных Госкомстатом РФ.

Унифицированная форма Т-12, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, представляет собой таблицу, состоящую из двух частей:

«Учет рабочего времени», в которой ежедневно фиксируются выходы и невыходы сотрудников на работу с указанием причин их отсутствия (табель учета рабочего времени).
«Расчет с персоналом по оплате труда», предназначенная для расчета сумм выплат за отработанное время и оплачиваемое время отсутствия на работе. Эта часть практически не используется в связи с тем, что функции учета рабочего времени и расчета заработной платы обычно выполняются разными подразделениями юрлица или ИП, а также в связи с автоматизацией процесса расчета заработной платы.

Таким образом, применение формы Т-12 интересно только в качестве табеля учета рабочего времени. При этом табель учета рабочего времени — это важнейший первичный документ, служащий основным источником данных для начисления заработной платы сотрудникам.

Порядок заполнения унифицированной формы табеля учета рабочего времени

В связи с высокой вероятностью возникновения своих особенностей ведения учета рабочего времени у конкретного юрлица или ИП целесообразно разработать внутренний документ, фиксирующий порядок такого учета.

Табель может вести любое назначенное для этой цели лицо. Обычно им является либо сотрудник отдела кадров, либо руководитель соответствующего подразделения юрлица или ИП.

Первая страница формы Т-12 отведена для указания данных о юрлице или ИП, коде ОКПО и подразделении юрлица, сведений о номере документа, дате и периоде его составления.

Табель может составляться либо один на всех сотрудников фирмы или ИП, либо разбиваться по подразделениям. Он ведется помесячно, поэтому порядковый номер каждого табеля будет соответствовать порядковому номеру месяца, а период составления будет охватывать всю протяженность месяца (от первого до последнего дня). Соответственно, датой составления документа станет последний день месяца.

Здесь же на первой странице приведены коды (буквенные и цифровые) условных обозначений, которые используются в основной таблице табеля для отражения оснований выходов или невыходов на работу. Если возникнет необходимость в использовании дополнительных кодов, их можно разработать самостоятельно.

Далее на нужном для отражения всего списка сотрудников количестве листов расположен непосредственно табель учета рабочего времени. В таблице для каждого сотрудника отведены две строки, в которых отражается факт его присутствия или отсутствия на работе каждый календарный день месяца с указанием причины. При этом в верхней строке с помощью буквенного или цифрового кода указывается причина, а в нижней — количество отработанных часов. Если работник отсутствовал, в нижней строке можно ничего не проставлять. Табель при этом получается нагляднее.

Возможно заполнение табеля только с указанием невыходов и их причин. При этом данные по дням выходов остаются незаполненными. На наш взгляд, такой вариант не только менее нагляден, но и создает предпосылки для ошибок при заполнении.

Каждую половину месяца подсчитывается количество отработанных дней и часов, а по завершении заполнения табеля подводятся итоги месяца. Общее количество дней в месяце для каждого сотрудника, отработавшего полный месяц, должно совпадать с суммой указанных в его строке в табеле рабочих дней, дней отсутствия и выходных дней.

Под таблицей ставятся подписи (с расшифровкой должности и фамилии) лица, ответственного за заполнение табеля, руководителя подразделения, фирмы или ИП и работника кадровой службы.

Особенности внесения информации в табель

Общевыходные и праздничные дни отмечаются буквой В, а лишние в конкретном месяце дни (в таблице предусмотрено максимально возможное количество дней в месяце) — знаком Х.

Фамилия сотрудника вносится в табель с даты приема его на работу и исключается оттуда с месяца, следующего за месяцем увольнения. При этом в месяце увольнения на увольняющегося сотрудника составляют отдельный табель. Причины всех невыходов на работу должны подтверждаться оправдательными документами (больничным листом, приказом о командировке или отпуске). До предъявления такого документа (например, больничного) в табеле проставляется отметка «НН».

Если невыход при расчете учитывается в календарных днях (больничный, отпуск), то код причины проставляется во все эти дни, независимо от того, являются они общевыходными или нет. Если отъезд в командировку или возвращение из нее приходится на выходной день, он фиксируется как день нахождения в командировке.

При работе в режиме неполного рабочего дня продолжительность работы в часах указывается в соответствии с его протяженностью, предусмотренной условиями трудового договора. Протяженность же сверхурочной работы должна соответствовать приказу о привлечении к такой работе. Внутренние совместители попадут в табель как два человека.

Мы подготовили пример заполнения формы Т-12 для 8-часового рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе. Приведенный образец можно скачать и использовать для заполнения формы Т-12 по своим данным. Для других режимов работы (например, для сменного графика) он будет выглядеть по-другому, но принцип заполнения останется тем же.

В нашем примере имеет место факт работы в выходной день. Такая работа осуществляется на основании приказа руководителя по согласованию с работником. В приказе должно быть указано, как будет оплачен этот день — в двойном размере (ст. 153 ТК РФ) либо путем предоставления отгула в рабочий день.

Табель учета рабочего времени - это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.

В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) - используют форму Т-13.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.

Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.

Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13 практически идентичны по составу реквизитов).

В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю - количество отработанных часов за учетный период.
8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца - при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов.
В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.

Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.

Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени , а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.

Табели учета рабочего времени были утверждены в 2001 году как первичные документы, обязательные к применению. Однако 1 января 2013 года в силу вступила поправка, которая отменяет обязательное условие по применению унифицированных форм. Теперь каждая организация может самостоятельно разрабатывать бланки и формы, включая в них все требуемые законом реквизиты.

Многие предприятия продолжают пользоваться унифицированными бланками Т-12 и Т-13, потому что самостоятельная разработка форм - дело накладное, а отказ от их ведения может повлечь некоторые нежелательные последствия со стороны налоговой службы и ФСС.

Заполнение табелей требует от исполнителя, коим в отсутствие кадровика является бухгалтер, внимательности, знания условных обозначений и основных правил внесения данных в документ. В противном случае неизбежны ошибки, которые приведут к несправедливому распределению фонда оплаты труда.

Для чего нужен табель, разница между формами Т-13 и Т-12

Документ отражает все текущие сведения об отработанных человек-часах, неявках по уважительным или неуважительным причинам каждого сотрудника предприятия. В конце каждого месяца табель закрывается, а на основе содержащихся в нем данных бухгалтерия производит расчет заработка.

Использование табелей учета удобно и наглядно, поэтому их ведение обосновано. Они позволяют следить за трудовой дисциплиной, на основании анализа которой руководитель решает, поощрять сотрудника премией или наказывать лишением надбавок.

Каждая организация определяет список используемых форм в учетной политике предприятия. Использование той или другой формы обусловлено способами ведения учета. Если он производится вручную, применяется Т-12, если посредством программного обеспечения - Т-13.

Бланк табеля Т-12 располагается на 2 бумажных листах, каждый размером 2/3 формата А 3. Он заполняется в единственном экземпляре и в конце месяца после визирования руководителем отправляется в бухгалтерию на оплату.

Табель учета рабочего времени Т-13 весь месяц существует в электронном виде. Ежедневно в него вносится нужная информация, реквизиты предприятия и данные о работниках проставляются автоматически. По окончании отчетного периода заполненный бланк распечатывается на листе А3 и отправляется на подпись к руководителю, а от него - в бухгалтерию.

О том, как в специальной программе создать табель, смотрите в видео.

Как заполнить?

Заполнение табеля производится ежедневно в течение календарного месяца. По окончании этого срока подсчитывается количество часов, отработанных каждым сотрудником. При начислении заработной платы учитываются неявки работника, которые также вносятся в бланк.

Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении.

1 раздел: учет рабочего времени.

В шапке документа обязательно указывается:

наименование предприятия вместе с правовой формой (ИП, ООО, ОАО и так далее);
код по ОКПО;
отчетный период (с первого по последний день месяца);
номер документа.

Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.

1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.

2-й столбец - фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.

4-й и 6-й столбцы — это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя - часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.

5-й и 7-й - промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.

Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, приказов, объяснительных записок):

8-13 - количество дней (верхняя строка) и часов (нижняя строка) с отдельным подсчетом сверхурочных часов и времени, отработанного в праздничные дни и ночью;
14-16 - количество неявок с указанием кода причины;
17 - сумма выходных дней за месяц.

2 раздел: расчет с персоналом.

Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.

Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.

В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.

Расшифровка условных обозначений

Каждый тип работы или неявки на рабочее место имеет цифровой и буквенный код. Определено 36 факторов, влияющих на расчет заработной платы.

Первая группа кодов касается обозначения человеко-часов при разных режимах работы. Чаще всего используется первый код:

Я (01) - дневная.
Н (02) - ночная.
РВ (03) - в официальные праздничные и выходные дни.
С (04) - сверхурочная.
ВМ (05)- вахтовым методом.

Если сотрудник уезжал в командировку, ставятся следующие коды обозначения :

К (06) - служебная командировка.
ПК (07) - отправка на повышение квалификации работника вне производства.
ПМ (08) - повышение квалификации в другой местности.

Третья группа кодов используется при уходе сотрудников в учебный, ежегодный или декретный отпуск:

ОТ (09) - ежегодный отпуск.
ОД (10) - оплачиваемый дополнительный отпуск.
У (11) - учебный отпуск, оплачиваемый на основании справки-вызова.
УВ (12) - частично сохраненная зарплата для обучающихся без отрыва от производства.
УД (13) - учебный отпуск без оплаты при отсутствии справки-вызова.
Р (14) - отпуск, который оплачивается предприятием при уходе работницы в декрет на поздних сроках беременности.
ОЖ (15)- отпуск по уходу за ребенком до трех лет.
ДО (16) - неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя (отгул).
ОЗ (17) - неоплачиваемый отпуск по причинам, обозначенным в ТК.
ДБ (18) - дополнительный неоплачиваемый отпуск.
Б (19) - отпуск по временной нетрудоспособности с назначением пособия (больничный).
Т (20) - больничный отпуск без пособия.

Если сотрудник не вышел на работу или отработал неполный день, оплата начисляется в соответствии с кодами:

ЛЧ (21) - сокращенный рабочий день по причинам, обозначенным в ТК.
ПВ (22) - вынужденный отгул в случае незаконного отстранения или увольнения.
Г (23) - неявка в результате выполнения общественных или государственных обязанностей.
ПР (24) - прогулы без уважительных причин, если работник не предупредил заранее, для чего пишется заявление в отдел кадров.
НС (25) - сокращенный рабочий день по инициативе работодателя.
В (26) - выходные и праздничные дни.
ОВ (27) - дополнительные оплачиваемые выходные дни.
НВ (28) - неоплачиваемые выходные дни.
ЗБ (29) - забастовка, официально заявленная профсоюзом.
НН (30) - прогул по невыясненным причинам, ставится до их выяснения.
РП (31) - простой из-за работодателя.
НП (32) - простой из-за внешних причин.
ВП (33) - простой из-за работника, обычно сопровождается штрафами.
НО (34) - отстранение от работы с сохранением оплаты.
НБ (35) - отстранение без сохранения оплаты труда.
НЗ (36) - приостановка работы из-за задержки зарплаты.

Как внести изменения?

В случае выявления ошибки при заполнении табелей учета рабочего времени, исправления вносятся на основании документов, которые могут подтвердить новые данные. Наибольшую сложность представляет заполнение бланка T-12 от руки, поскольку требуется полное отсутствие помарок и подчисток. В случае допущения ошибки, такой бланк заполняется заново.

Если нужно внести структурные изменения в сам бланк табеля, руководитель предприятия издает приказ, в котором обосновывает внесение изменения. Например, он нужен, если организация хочет использовать дополнительные условные обозначения работы, не предусмотренной в типовом бланке.

Итак, ведение и заполнение предприятием табеля учета использования рабочего времени является обязательным для любого физического или юридического лица, но закон предоставляет некоторую свободу при выборе формы табелей, позволяя вносить в них изменения, которые признаны компанией целесообразными. Они должны содержать обязательный набор реквизитов, которые можно дополнить по желанию работодателя.

Наиболее целесообразным в данном случае представляется использование унифицированных форм Т-12 и Т-13, которые различаются способом заполнения, но при этом содержат одинаковый набор данных и заполняются аналогично.

Об оформлении и хранении табеля рассказывается в коротком видеоролике.